Procedure opt-out open access | Radboud Universiteit (2024)

Het College van Bestuur heeft als strategisch speerpunt bepaald dat open access publiceren van wetenschappelijke publicaties past bij een open cultuur van de wetenschap en tot onze maatschappelijke verantwoordelijkheid hoort. Hiermee sluit de Radboud Universiteit aan bij het open access beleid van de Nederlandse overheid[1]. Een manier om hieraan te voldoen is door korte werken van wetenschap openbaar te maken via de Radboud Repository.

Op grond van artikel 25fa van de Nederlandse Auteurswet (hierna Aw) heeft de maker van een kort werk van wetenschap waarvoor het onderzoek geheel of gedeeltelijk met Nederlandse publieke middelen is bekostigd, het recht om dat werk na een redelijke termijn na de eerste openbaarmaking, om niet beschikbaar te stellen, mits de bron van de eerste openbaarmaking daarbij op duidelijke wijze wordt vermeld.

Om de uitoefening van dit recht te faciliteren hebben de Universiteiten van Nederland (UNL) in 2019 een succesvolle pilot uitgevoerd. Deelnemende wetenschappers verleenden daarbij toestemming aan universiteiten en UMC’s om kort wetenschappelijk werk te delen. Bij de evaluatie van de pilot bleek het administratieve proces rond het verlenen van toestemming door onderzoekers inefficiënt. De contractondertekening noodzakelijk voor deze ‘opt-in’ aanpak was tijdrovend en arbeidsintensief, waardoor opschaling onvoldoende mogelijk is.

De oplossing voor dit probleem is gevonden in het overschakelen naar een procedure van stilzwijgende licentie met de mogelijkheid voor onderzoekers om publicaties hiervan uit te sluiten. Dit wordt ook wel een ‘opt-out’ methode genoemd. Volgens deze aanpak worden de betreffende korte werken van wetenschap van Radboud onderzoekers zes maanden na de eerste (online) publicatie in de Radboud Repository open access beschikbaar gemaakt.

De universiteit heeft er belang bij dat de wetenschappelijke output van haar werknemers goed vindbaar is. Bovendien wil zij faciliteren dat werknemers optimaal gebruik kunnen maken van hun recht op grond van artikel 25fa Aw, mede met het oog op goed werkgeverschap.

De Nederlandse universiteiten garanderen hun onderzoekers dat bij een juridisch geschil over een kort werk van wetenschap dat via dit wetsartikel open access beschikbaar is gemaakt, de universiteit als werkgever alle eventuele kosten voor haar rekening neemt. Op UNL niveau is afgesproken om dit risico gezamenlijk te delen. Tevens zal de communicatie met de uitgever en de praktische kant van de juridische procedure door de werkgever opgepakt worden. Uiteraard wordt de wetenschapper van de voortgang van de procedure op de hoogte gehouden.

Uitgangspunten

de Radboud Universiteit onderschrijft het belang van open access, daarbij het beleid volgend van de Nederlandse overheid zoals vastgelegd in de brief van de Staatssecretaris van OCW van 15 november 2013;[2]
Artikel 25fa van de Nederlandse auteurswet geeft onderzoekers het recht om kort wetenschappelijk werk binnen een redelijke termijn ‘om niet’ te delen;
de Universiteit verlangt daarom, ten behoeve van het vorenstaande, van haar werknemers een stilzwijgende niet-exclusieve licentie;

Aanvullende bepaling arbeidscontract wetenschappelijk personeel

De volgende bepaling is toegevoegd aan het arbeidscontract van wetenschappelijk personeel van de Radboud Universiteit:

Werknemer geeft toestemming aan werkgever om ieder kort wetenschappelijk werk dat tijdens het dienstverband is geschreven op te nemen in de Radboud Repository. Deze toestemming geldt voor kort wetenschappelijk werk zoals bedoeld in artikel 25fa van de Auteurswet en wordt in overeenstemming met dit artikel in de Radboud Repository gratis beschikbaar gemaakt voor iedereen. Publicatie in de Radboud Repository gebeurt zes maanden na de eerste publicatie. De werknemer kan ook altijd zelf gebruik maken van artikel 25fa van de Auteurswet of iemand anders daarvoor toestemming geven. Heeft de werknemer liever niet dat een bepaalde publicatie in de Radboud Repository wordt opgenomen? Dan kan de werknemer zijn toestemming voor die publicatie intrekken door een opt-out aanvraag te doen.

Werknemers met een actueel dienstverband zijn in december 2023 per brief geïnformeerd over de vastgestelde procedure van de Radboud Universiteit ten aanzien van artikel 25fa Aw.

2. Rechten en plichten

Door middel van het nieuwe artikel in de arbeidsovereenkomst verleent de werknemer een licentie aan de Radboud Universiteit als werkgever. Bij deze licentieverlening horen rechten en plichten die hieronder staan opgesomd:

De werkgever gaat ervan uit dat de werknemer de feitelijk maker is van het korte werk van wetenschap dat op grond van artikel 25fa Aw open access in de Radboud Repository beschikbaar wordt gemaakt, (hierna ook: het werk). De werkgever is niet gerechtigd om sub licenties te verlenen.
De licentie geldt voor alle korte werken van wetenschap die zijn gepubliceerd tijdens het dienstverband. Het maakt daarbij niet uit of de werknemer de corresponderende auteur, de eerste auteur of co-auteur is.
In onderwijsmateriaal en in commerciële databanken zijn alleen links toegestaan naar de publicaties die op deze manier openbaar gemaakt zijn. Overnemen van de volledige tekst mag niet. Dat is tevens vastgelegd in een disclaimer die vooraf gaat aan de tekst van de publicatie. Eventuele claims die uit dergelijk gebruik voortvloeien, vallen niet binnen de garantieregeling van de Nederlandse universiteiten.
Alleen publicaties waarvan een digitale versie beschikbaar is, worden volgens deze procedure openbaar gemaakt. Indien er geen digitale versie beschikbaar is, kan de werknemer die zelf aanleveren, waarna de digitale versie alsnog kan worden opgenomen in de Radboud Repository.
Werkgever en werknemer zullen elkaar onmiddellijk op de hoogte stellen indien zij inbreuken vaststellen op een werk dat op grond van artikel 25fa Aw in de Radboud Repository staat of indien een derde aanspraak maakt op dat werk, of stelt dat dit werk inbreuk maakt op zijn rechten.
De werkgever garandeert de werknemer dat bij een claim van een uitgever aangaande een werk dat op basis van artikel 25fa Aw om niet publiek beschikbaar is gesteld via de Radboud Repository de werkgever de werknemer zal steunen. De werkgever zal zorgen voor juridische bijstand. De werkgever zal eventuele door de werknemer te betalen kosten, boetebedingen of schadevergoedingen die het gevolg zijn van publiek beschikbaar stellen van het werk in het kader van artikel 25fa Aw in de Radboud Repository vergoeden.
De werkgever zal het werk niet eerder publiek beschikbaar maken dan zes maanden na eerste openbaarmaking.
De werkgever zal te allen tijde de bron van de eerste openbaarmaking van het werk op duidelijke wijze vermelden.

3. Termijn

Deze procedure is van toepassing op alle korte wetenschappelijke publicaties gepubliceerd na de datum van inwerkingtrede.

Deze procedure is eveneens met terugwerkende kracht geldig voor Korte Publicaties vervaardigd na de datum van inwerkingtreding van deze procedure. Publicaties van vóór 2023 worden vooralsnog alleen op verzoek op basis van art. 25fa Aw openbaar gemaakt, mits hier voldoende personele capaciteit voor beschikbaar is.

Bijlage 1. Definities

Voor de toepassing van hetgeen bij of krachtens deze procedure is bepaald, wordt verstaan onder:

Open access: het zonder barrières beschikbaar stellen van wetenschappelijke publicaties, in het bijzonder het vrij toegankelijk en gratis online beschikbaar stellen ervan.

Korte wetenschappelijke publicatie: wetenschappelijke artikelen (met classificatie ‘refereed’ in het Metis-RIS onderzoeksregistratiesysteem), artikelen in een congresbundel, op zichzelf staande hoofdstukken in geredigeerde boeken, en annotaties bij een rechterlijke uitspraak, die op basis van art 25fa Aw openbaar gemaakt worden.

Eerste (online) publicatie: de datum waarop een publicatie voor het eerst online toegankelijk is voor het brede publiek, zgn. Version of Record (VoR). Die datum kan eerder zijn dan de officiële publicatiedatum in een tijdschriftnummer of special issue.

Werknemer: een onderzoeker met een actief dienstverband met de Radboud Universiteit op de datum van publicatie.

Repository: de database van de Radboud Universiteit – de Radboud Repository – waarin de onderzoeksoutput van de universiteit open access wordt gepubliceerd en/of wordt opgeslagen, beheerd en bewaard.

Werkgever: de Radboud Universiteit.

Bijlage 2. Achtergrond en Juridisch kader

Art. 25 fa Aw luidt als volgt:

“De maker van een kort werk van wetenschap waarvoor het onderzoek geheel of gedeeltelijk met Nederlandse publieke middelen is bekostigd, heeft het recht om dat werk na verloop van een redelijke termijn na de eerste openbaarmaking ervan, om niet beschikbaar te stellen voor het publiek, mits de bron van de eerste openbaarmaking daarbij op duidelijke wijze wordt vermeld.”

Artikel 25h Aw luidt als volgt:

Van het bepaalde in dit hoofdstuk kan door de maker geen afstand worden gedaan.
Ongeacht het recht dat de overeenkomst beheerst, zijn de bepalingen van dit hoofdstuk van toepassing indien:
1. de overeenkomst bij gebreke van een rechtskeuze zou worden beheerst door Nederlands recht, of;
2. de exploitatiehandelingen geheel of in overwegende mate in Nederland plaatsvinden of dienen plaats te vinden.

Artikel 25fa Aw is dus van dwingend recht. Afspraken die in strijd zijn met dit artikel, zijn nietig.

Artikel 1.8 van de CAO Nederlandse Universiteiten (CAO NU) luidt:

De werkgever is verplicht al datgene te doen en na te laten, wat een goed werkgever in gelijke omstandigheden behoort te doen en na te laten.
De werknemer is gehouden zijn functie naar zijn beste vermogen uit te oefenen, zich te gedragen als een goed werknemer en te handelen naar de aanwijzingen door of vanwege de werkgever gegeven.
Van de werknemer wordt verwacht dat hij bij de uitoefening van zijn functie en in zijn persoonlijk en gemeenschappelijk optreden naar buiten, naar vermogen in de geest van de doelstelling van de universiteit te werk gaat.

Artikel 1.20 van de CAO NU luidt:

De werknemer is verplicht zich te houden aan hetgeen door de werkgever, met inachtneming van wettelijke bepalingen, in redelijkheid wordt bepaald ten aanzien van het octrooirecht, het databankenrecht, het kwekersrecht, het tekeningen- en modellenrecht, het merkenrecht en het auteursrecht.